完全リモートワーク企業が実践する、効果的なチャット上でのコミュニケーション方法とは?

#リモートワーク
December 22, 2020
目次

リモートワーク下でのコミュニケーション、困っていませんか?


どうも!チャットブックです。

緊急事態宣言から早8カ月!最初は不安でいっぱいだったリモートワークにも、慣れてきた頃だと思います!

「リモートワークで各個人が自分に適した集中出来る環境に身を置けることで生産性が上がった」などなど、生産性に関してはリモートワークの方が優れているなんてコメントを多々見ます。

しかし、緊急事態宣言から8カ月経ち様々な工夫をしていても、「対面でのコミュニケーションには敵わない」という意見も耳にします。


弊社、チャットブックはコロナ禍以前より、完全リモートワーク体制です!

そんな弊社で実践している効果的なチャット上でのコミュニケーション方法について、一部実例を用いながらご紹介いたします!




1.効果的なコミュニケーション方法「ミラーリング」
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チャット上での効果的なコミュニケーション方法とは何なのでしょうか?

それは「ミラーリング」です!

ミラーリングとは:
心理学の分野において、「相手の視覚的・音声的なノンバーバル行動」あるいは「相手がよく用いる言葉のパターン」を注意深く観察し、自分もそれに合わせていくこと。
ミラーリングは「ラポール」の形成に有用で、ラポールとは、相手と互いに信頼関係を築くことができている状態を指す。
参考記事:https://studyhacker.net/psychology-mirroring


つまり、ミラーリングとは「相手の会話パターンに合わせることで信頼関係を築くことが出来る」という心理学的効果のことです。

これはビジネスシーンでも有名な心理学効果の一つで「営業成績のよいビジネスパーソンほどミラーリングを無意識に行なっている」なんていう説もあります。

しかし、これを社内のコミュニケーションでも意識している方は少ないのではないでしょうか?

ミラーリングはテキスト上でのやり取りでも効果があると言われています。

得られる情報が少ないリモートワークだからこそ、ミラーリングを意識して効果的に信頼関係を築く必要があるんです!



2.様々な会話パターン

人それぞれ、様々なチャット上での会話パターンがあり、それに合わせてコミュニケーションを取ることが重要です。

この章では、具体的にどういった会話パターンがあるのか、弊社で行われた会話を一部用いながら紹介していきます!


例1.スタンプを使用するorしない

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スタンプはチャット上において、感情表現の手法として非常に有効です!

しかし、「スタンプに良い印象を持たない人がいる」ことも事実です。

「ありがとうございます」「わかりました」のような簡単な挨拶をスタンプで代替する方を日々リサーチしておいて、その方へはスタンプを用いるというのが効果的です!


例2.一度のメッセージ送信におけるテキスト量による違い

一回のメッセージ送信で含めるテキスト量にも、会話パターンの違いがあります。

例えば、一回のメッセージ送信で、質問ならば質問内容を全て、説明なら前提から結論までなどを含めるパターンがあります。(下記参照)

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一方で、その逆が複数回にわけて送信する方法です。

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一回のメッセージ送信のテキスト量が多いパターンは、それだけで内容を全て理解できるため、業務に関する連絡事項などに便利です。一方で、硬い印象を受けます。

複数のメッセージに分ける方はより会話ライクでフランクな印象があります。しかし、メッセージを送信する毎に相手に通知が行ってしまうため、状況によっては「通知がうるさい」と思われてしまうかもしれません。

集中力が高い朝の時間帯には結論がすぐにわかるように一回のメッセージで内容を全て伝えてしまい、午後にはコミュニケーションに重心を置いて複数のメッセージに分けて送信するなど、使い分けが重要になります!


例3.メッセージへの返信時間

業務において可能な限り早く返信することはチームで効率よく仕事を行っていく上で必要ですが、返信スピードは多種多様です。

例えば、下記のように素早く返信(1~2分程)をするよう心掛けている方が居ます。

スピーディーにチームで仕事を行っていきたい方に多い印象です。

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一方で、遅くても1時間以内には返信するよう心掛けている方も居ます。
専門職などの、一人で集中して作業する方に多い印象です。

社内の営業担当とのやり取りの場合、返信が速いほどお客さんへのレスの速さに繋がるので、お客さんへの印象に繋がるポイントとも言えます。なので素早く返信することを心がけた方が良いでしょう。

一方で専門職とのやり取りの場合、集中してコツコツと作業を行う必要があるため、比較的ゆっくり目に返信してもOKかもしれません。


例4.文章の硬さ

テキストでのコミュニケーションは、意識しないと硬い印象を受ける文章になってしまいますが、そのようなフォーマルな文章を好む方ももちろん居ます。

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こちらも状況に応じて、にはなりますが、フォーマルな文章を普段書くような方でも、あえて交流を深めるためにフランクに接したほうが良い、なんてことも有効な場面があります。

しかし、基本的には、同様の文章で返信することが好ましいでしょう。



3.まとめ

・「ミラーリング」を社内でも意識する!

・チャット上での各個人の会話パターンを見極める

・その会話パターンに合わせた返信を行う




以上、効果的なチャット上でのコミュニケーション方法「ミラーリング」についてご紹介いたしました!

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